我们都有过这样的时候，把全副心力都拿去灭火而顾不到正事。有时这是难免的，但如果太常发生，有可能部分的原因是你缺乏时间管理的能力。
把目标拆成小块
以下的时间管理技巧，为一位非文学类作家创造了奇迹，来瞧瞧他的现身说法：
“十年前我刚开始认真写作，设定了每星期写完一整个章节的目标，可是一整个星期过去了，却连半行都写不出来。问题出在我觉得必须为写一章稿子挪出很多个小时的空档才行。然后我决定把目标拆成小块，变成每天写两页，有时候会跳过一天，然后设定隔天要写四页的目标。如果出现意外状况，没写作的日子超过两天，我就不设定累计进度的目标，不然又会碰到以写完一整章为目标时的瓶颈。”
“自从我设定了比较合理的目标，我就写得出东西了，但其实其他事情会占用掉的时间并没有改变，唯一变动的是我面对问题的态度和作法。有时候我坐下来写那两页，结果进度超出很多，例如十页或十五页，要是我设定的目标是一天要写十五页，我可能连提笔开始写都办不到。”
清单
你大概听过已故的美国实业家亨利．凯瑟（HenryKaiser），他的一件丰功伟业是创立一家造船厂，在第二次世界大战时建造名为自由轮（Libertyships）的货船，这些船几天内就打造完成，实在是相当惊人的成就。
凯瑟早上进办公室的第一件事是坐在坐位前，在一张稍大的纸上列出他希望在当天完成的事项，事项按照优先顺序排列。这张清单会在他桌上放一整天，每完成一件事就划掉一件，当天未完成的就列入隔天的清单。凯瑟向来都尽量优先处理重要事项。
试试用这个简单的作法规划你一天的工作，你会很惊讶你完成的工作多出了多少。写下当天的目标，等于是在强迫自己规划一天的事务，这是这项技巧的最大价值。
当年不比现在，凯瑟先生不像我们有这么多拟订待办清单的省事工具。你可以在笔电、手机或个人电脑上列出清单，也有专门做这件事的应用程式，上网搜寻“工作管理软体”（goalmanagementsoftware）就会看到数页的搜寻结果。也许用你的文书处理软体建立一份可以经常更新的简单文件就够了。电脑萤幕不断变大、变便宜，你可以在把清单摆在电脑桌面上的一个角落。
智慧型手机有行事历功能，跟许多专门用来管理目标与工作清单的应用程式。在苹果应用程式商店搜寻“工作清单”（goallist）可以得到几十种结果，在安卓智慧型手机上也同样找得到。
你或许比较偏爱能收进口袋里的简单小笔记本，随身携带。挑选最适合你自己的工具，重点是一定要真的拿来用喔。
工作的时段
如果把待办清单的作法稍加调整，效用会更大。你比谁都了解自己的体能，如果你的体力高峰是在清晨，就应该把最费力的事项列为一大早的第一件事；反过来说，如果你要到过了中午才开始干劲十足，就按照自己的精神状态变化安排工作，限定自己在精神饱满的时候处理不喜欢的工作，效率比较好，但你仍然要专注在先搞定优先要务，不重要的事可以晚点再说。
规划一天的工作时，还要考虑另一项因素。清单上有些事务需要创意；有的则需要逻辑、或是执行时需要按部就班。创意工作可能是撰写目录文案或精心策划一场简报；准备产量报告或预算规画则是需要逻辑力的工作。
这种区分工作类型的方法，可以用一般所说的左右脑活动来比拟。右脑负责创意工作，左脑则是逻辑工作，你用的是哪一边的大脑并不重要，要紧的是记住待办事项有类型上的差异。对于处理事务的类型，另一种理解方式是把创意事项视为环状（circular），属于逻辑事项的则归为线性（linear）。
有些人发现自己在特定时段特别有创意，像是大清早或深夜；反之，他们可能也有逻辑工作效率最好的时段。记住这一点，多多观察自己何时的产能最高，有没有哪件事你一直很想要做好、实际去做也很顺手呢？记下时段，并想想这件事是属于创意或逻辑工作。多做这一类的观察记录，你对怎样促进自己的生产力会更有想法。
有些人是在把创意工作和逻辑工作区分后集中处理最有效率，个中原理是因为处理不同类型的工作需要不同的思维方式。所以，你可以在午餐前专心做创意工作，把逻辑工作留在午餐后，或是颠倒过来。另外有派说法是，先做了逻辑工作，要再改做创意工作会比较难，因此会尽量先把创意工作解决掉。
自己烧掉的待办事务清单
看到这里，很多人大概在想待办事项清单是很棒啦，但我忙疯了，有时候不管用哪一个办法拟定清单，我就是连一件清单上的事项都做不了。没错，在有些日子里，清单就好像会自燃一般，你一进公司，它就自己起火烧掉了。现实或许如此，但并不足以成为借口，你还是必须有纪律地好好规划时间。
你当上主管的部分原因，就是因为你展露了判断力。何时应该恪守待办事项清单，何时又该撇下清单、重新修订，就是一个需要你判断的事项。你很有可能必须一边工作一边重新调整清单，而且是一天内调整很多次。这种能力，决定了你会大成功或是小成功。很多功绩卓越的资深主管已经把这种能力内化，有办法持续依照情势变化重新判断事情的轻重缓急。好好观察公司里精通此道的领导者，多学着点。
把事项订出轻重缓急
有些主管把工作清单分为三类：一级、二级、三级。一级事项是必须先完成的重要事项，如果你有好几条一级事项，就必须把一级事项再按重要程度排序；二级事项可以等到有空再说；三级事项不重要，即使你没空处理三级事项，大概也无妨。有些主管喜欢先做三级事项，因为容易获得成就感。别落入这种陷阱，不然，你很可能没做完多少事，还导致一些一级的重大事项来不及处理，造成严重问题。
记住，情况随时都在变，一级事项的重要程度可能顿时降为二级。每天不时抽出几分钟检视并调整待办工作清单绝对值回票价，因为你的产能会提高。
如果有一件你觉得很艰钜、很复杂或难以招架的一级事项，就把它拆解成几个小部分，就像前文那位作家的写作方法。与其在清单里写上一件大事，不如把它拆解成几件小事。比方说，编列下一个年度的预算是一件大事，光是在清单上看到“订立明年预算”，压力就大到让你下不了手，或许可以把它细分成几个小任务，诸如：
算出明年的每季预估营收。
判定明年的人员暂行编制。
从采购部门取得明年的预估原料成本。
很多人在划掉完成的事项时，心情都会为之一振。如果你使用的是工作追踪记录程式或应用软体，你可以把完成的事项搬移到已完成清单中，而不选择删除，好让自己有成就感；有的人则是用粗签字笔划掉已完成的事项。在收工时坐着看你划掉的那一堆事项，真的很痛快。
用手写清单的人，别急着在下班时把它丢掉，这张清单到了隔天早上还有两个用途：一是提醒你昨天已完成的所有事项，另外，还能提醒你有哪些事项尚未完成。把这些未完成的事项写到新的清单上。这对于长期专案尤其重要，时间拉得愈长，愈可能有疏漏掉的事项，有太多十分有创意的点子和计划都是因为没有写下来而与你失之交臂。
你是否曾在就寝时想着工作上的问题，半夜因为想到解答而惊醒？但是一早醒来，又忘得一干二净。你凭著记忆也找不回解决的线索，所以，解决之道就是准备纸笔放在床头的小桌上，一有想法就立刻记下来。
恼人的急事
要有效率、有产能的最大挑战之一是应付干扰。有些干扰是自然会出现的，必须即时处理，这时就需要如前文所述，巧妙地重新调整优先要务。
大部分的干扰，纯粹就是干扰，即使有必要处理，也不是马上。科技导致我们不断受到干扰，这一类的干扰所在多有，电子邮件、简讯、手机电话、即时讯息、脸书、会议邀请等，这些只是其中几例，是在我们之前的世代所没有面临过的挑战。
这些干扰的共通点是表面上看来都是急事，至少一开始时是如此啦。有些有可能真的是急事，但大部分都不会是。遇到看似紧急的事，会有冲动想把它列为重要事项，突然间，这件事就空降成为待办事项的榜首，尽管它一点都不实至名归。不过一眨眼的工夫，这件事就毁了经由你仔细规划、按照轻重缓急所拟订的清单。这就是这种急事的专横之处，它会产生急迫的危机感来宰制你。
想要成功、专注在工作上，就不能受到这种恼人的急事所左右。在你容许某则简讯主宰你的注意力之前，问问自己：“这属于我工作清单上的哪一级，一级、二级、三级，或根本没必要列进去？”像救护车驾驶那样回应新任务的邀约确实很诱人、也很刺激，但在你一头栽进去之前，要确认它真的是当务之急。别因为感觉上好像很急，就任由急事专横地左右你。
闭门时段
你可能会想效法一些公司采用的闭门作法，以便在一天里完成更多事情。例如，将办公室每天闭门两小时，你们照常办公，只是办公室里的人一律不准去找别人，没有人打内线，开会也绝不安排在闭门时段。万一遇到急事就迅速处理；客户或其他外人来电也可以接听。
这种作法好处多多。每天有两小时不会有同事打内线电话或是到你办公室找你，于是，你可以在这个时段专心处理事情。如果大家都守规矩，挟科技之威而来的内部干扰也会减少，免受急事专横地左右。
或许想出这个点子的人，是因为他有个周末到公司加班时察觉到，工时明明一样长，完成的工作却比周间多很多。但要让这个作法可行的前提是，在闭门时段不可以把客户阻挡在外。采行这个制度，整个公司都能受益。
反省的必要
每天都排出一段时间静心一下，你未必每天都有空，但挪出一些时间作白日梦和反省很重要，这对你的内心至关重大。况且，我们常会在这些安静时刻，发现看似不可能克服的问题，实际上并没有那么难解决。
除了腾出可以安静的时间来反省之外，还有一个更高的层次：一个名为“点子解放”（idealiberation）的强大概念，出自《来自边缘的商业课：学会极限运动员怎样聪明冒险，在商业界成功》（BusinessLessonsfromtheEdge:LearnHowExtremeAthletesUseIntelligentRiskTakingtoSucceedinBusiness），作者为麦考密克（McCormick）与卡林奇（Karinch）。
书中提到点子解放是许多成功的运动员、经理人使用的激发创意策略，有两个简单的步骤。第一步是记下点子最常在什么时候出现，一般而言，通常是在比较不会分心的时候，而且可能不是在工作期间。经常会让人有点子浮现的活动包括走路、骑单车、健行、各种运动、洗澡、冥想、开车、坐在公园的长椅上、眺望湖泊或大海。有概念了吧，在你的生活中也会有一些你做起来特别容易产生灵感的活动，把它们找出来。
点子解放的第二步是刻意让自己经常置身在这些情境中，并准备好记录浮现的想法。你可能需要撇下或关闭你的手机或电脑，不要收发讯息或查看电子邮件。
前文的立论基础是点子永远在你脑袋里活跃，创意则是你去采集这些点子而来。当我们的脑袋过于繁忙，就鲜少能够注意到这些点子。
这一节的行动步骤可以总结如下：观察灵光乍现的时机，经常让自己置身在这些情境，记录下浮现的点子。当你采集到有创意的点子，你会很开心的。
其他的时间管理祕诀
以下是各行各业的经理人所建议的一些祕诀，你或许会觉得受用：
1.体认到每个人的时间都一样多，一星期一百六十八小时。没有谁的时间比你多，怎么使用时间才是关键。
2.为专案设定完成期限，如果你是因循苟且型的人，这招尤其有效。避免在最后关头才抱佛脚，有些人认为压力大、期限赶，效率才会特别好，但说不定他在没有压力时表现会更棒，应该试试看。
3.记住急事与要事的差别。我们都有待办的急事，但永远都要问问自己这些事的重要程度，懂得分辨急事与要事的差异，是成功的必要条件。要优先专注在重要的事务上。
4.记录你怎么使用时间一、两周。记录时间表，把每件事都写下来，你可能会很讶异自己用掉大把时间的方式。如果我们不分析自己运用时间的模式，就不能改善时间管理。或者，问问别人对你运用时间的看法，他们通常能指出你的盲点。
5.拟订一日计划。最佳的规划时间是前一天晚上，这样隔天一开始，你就已经知道要专心处理哪些事务。如果拖到早上才规划，有可能会偏离正务。
6.拟订一周规划。即使你在周末工作，还是很值得在周六或周日拨出几分钟规划下一周。在星期一上班前就订好一周计划对你很有益处，可以让你在紧急状况发生时（而且几乎一定会发生），不论是在周一上午或接近周末，你都不会偏离正轨。
7.遵守七○／三○法则：一天的时间只有约七○％拿来做规划，其余时间留给规划之外的事务、别人的急事或紧急状况。如果每分钟都做规划，当你无法全部完成时，就会感到挫败。
8.安排固定的时段打电话、回电话、收发电子邮件、办公事等等。这是一石二鸟之计，同性质的事务集中处理可以更快速，而别人也迟早会了解你的时间安排。
9.别等到你觉得心情对了的完美时机，才要着手处理优先要务，这样的时机或心情可能永远不会来。
10.完成一件重大优先要务就犒赏自己，可以是招待自己吃大餐、当天早一点下班、或是打电话给一位你一直想重拾联络的朋友。
11.养成准时的习惯。准时现身、在期限内完工，并鼓励部属守时，担当起你们部门里时间管理大师的楷模。
12.考虑在家里、在偏远的办公室、在难得使用的会议室或空出的办公室工作。当你必须全神贯注处理事情，尽量不受干扰时，就到别人料想不到的地点去工作。举例来说，在办公室里跟全体部属耗在一起，要花上几天才能做完的工作，在家里通常半天就能大功告成。
喜欢这篇文章的话，请将这篇文章分享出去，让更多人看见吧！