文/bill trenchard
1、說不
當你的公司變得很優秀了，你就會遇到更多的麻煩。好多人會通過linkedin，email來跟你聯繫，要跟你去喝咖啡，要請你幫忙。這真是折磨人。就像你童年的小夥伴，你只能勉強記得他的名字，他卻要你把facebook上所有有影響力的朋友都介紹給他。這時你就得說：“no”。
要拒絕別人是很難的。因為你也想回報一些什麼，畢竟曾經有這么多人幫助過你。但是，在這方面你得有個底線，我也會教你一些比較容易say no的辦法。
嘗試一下這個“no”模板—它是一個罐頭回復，適用於任何你想say no的普遍情況。我最早是從mark suster那裡聽到這個做法，他是一個企業家和投資者，這個辦法替我節省了無數的時間，大大減輕了我的焦慮。舉一個例子：
你好bill，
很高興收到你的訊息。希望你一切都好。我很幸運，我的公司正發展的不錯，但我現在壓力很大，為了我的事業。我常去一些社交活動，但恐怕最近就不太方便。
祝好
josh
這樣的回覆可以節省你的時間和精力。讓你不必一再回復同樣的內容。最重要的是，他們不會再聯繫你了。這類處理方式很婉轉，也如實說明了情況，但要記得把話說死，別留下機會，讓他們再找上門來。
有了這個批處理模板，你可以跟銷售人員說不。在投資者會議，如果你不想再投錢，你可以說不。投資者會有不少建議。你不必全都執行。董事會會有很隨意的請求。你不必同意他們。針對這些情況一一寫下模板，包括在linkedin上的回覆信息。包括你久違的朋友來email要求一個會面的答覆。最終，你肯定會用到它們的。
2、做一個email忍者
推薦給那些沒用過sanebox的人，我是它的冬粉，它是這么的簡單。有點像google priority mailbox，很給力，並且在iphone上工作良好。它建立了一個批量資料夾，能自動歸檔群發郵件。那些你不需要親自閱讀的郵件，你永遠不會看到它。它很準確，能節省大量的時間。
我所認識的大部分ceo，在清空收件箱方面都是高效率的能手。試想一下郵政信件是怎么被處理的。你拿起你的信，看一下，然後把它們放下來，拿起來，放下來，然後是一次一次又一次？這簡直叫人精神錯亂。然而，我們大多數人正是這么處理email的。我觀察到的email忍者會使用三種方法：
①全天候。你的信箱始終是打開的，一有郵件進來，你就處理掉。你非常有責任心，但這樣的話，遇到那些需要深思熟慮的項目，你會很難集中精神。
②分批處理。你每天會有兩到四次來查看email，並馬上把所有事情都處理掉。
③助理。你有一個全職的或者虛擬的助理，來幫助檢查你的email，把真正重要的郵件打上標籤，並提醒你那些需要立即處理的事項。當然，這樣的話你需要建立一個私人的收件箱，不過這可以讓你的生活整個煥然一新。
如果你沒有一個助理，我會建議你使用方法二：分批處理。它可以讓你在需要的時候，專注於處理email，同時其他任務也可以得到應有的重視。頻繁的切換工作會讓你什麼都乾不好的。
另一種方法可以提升你處理電子郵件的技能的是，裝一套外掛程式。像asana這類的任務管理器里就有，可以讓你把email從你的任務管理器里移進移出。這是一個快速的方法可以清空收件箱，郵件留待稍後處理。
經驗法則：如果你可以在兩分鐘內回復好或者處理好email，那你就馬上處理吧。如果處理起來需要超過兩分鐘，就把它移動到你的任務管理器里，待後續再處理。你這樣做時，也會在各種任務和電子郵件間安排好它們的優先順序，不用再花時間去收件箱裡頭處理。
我聽過一些人說使用gmail的鍵盤快捷鍵可以節省掉30%的時間。gmail還提供了一個設定，只要你點擊傳送，郵件就會自動歸檔，讓你的收件箱每天都乾乾淨淨的。
最後，也許也是最有用的就是text expander或其他快捷鍵輸入程式。它只需要輸入一些設定好的短語，就可以神奇般的填寫好一整封電子郵件。